Administrativ koordinator til Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse i Ballerup

Trives du i en alsidig hverdag med spændende administrative- og udviklingsopgaver af forskellig karakter, så er dette job måske noget for dig.

Om os

Ressourcedivisionen er en ud af fem divisioner i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) og varetager opgaver over et bredt spektrum, herunder bl.a. planlægning, økonomi, sikkerhed, beredskab, koncernfælles processer og HR.

Divisionen har ofte en tværgående rolle i forhold til styrelsens øvrige divisioner og dermed en stor berøringsflade med interessenter såvel internt som eksternt.

Divisionen beskæftiger ca. 230 medarbejdere og understøtter, at hastighed og effektivitet i FMI’s anskaffelsesprocesser opnås og fastholdes, således der kan anskaffes materiel og IT til tiden. Vi har en uformel omgangstone, høj faglighed og stor professionalisme.

Stillingen er placeret i divisionens Styringssektion (CIS), under Compliance og Informationssikkerhedsafdelingen (CI). Vi er i alt 25 medarbejdere i CI og syv i CIS, hvor medarbejdersammensætningen består af både civile og militære medarbejdere. Til dagligt holder vi til i Ballerup, hvor vi sidder på fælles kontor, med nem adgang til koordination og sparring.

Om stillingen

Da vi er en mindre sektion, er vi meget afhængige af at kunne supplere hinanden samt have det godt indbyrdes. Vi fungerer som ind- og udgangspunkt for divisionen og gennemfører den overordnede sagsbehandling samt opgavetildeling. Herudover yder vi koordinationsstøtte til chefgruppen. Vi har ofte mange opgaver og arbejder med korte deadlines, men er gode til at passe på hinanden og prioritere opgaverne. Der er sjældent en dag uden grin.

Opgaverne, som løses i tæt koordination med de øvrige medarbejdere i sektionen, omhandler bl.a.:

• Administrativ støtte til divisionens ledelse, herunder arrangere større møder og events.
• At udfører selvstændig sagsbehandling.
• At håndtere divisionens officielle postkasse i samarbejde med øvrige medarbejdere i sektionen, herunder screene indkomne sager samt drifte, iværksætte og følge op på løsningen heraf.
• At støtte dine kollegaer i revisionsteamet, som koordinerer revisionsindsatsen i FMI.
• At koordinere opgaver med ledelsessekretariatssektionen og øvrige divisioner.
• At opdatere og vedligeholde Ressourcedivisionens hjemmeside.

Derudover vil der være en del ad-hoc opgaver.

Vi kan tilbyde:

• En fleksibel arbejdsdag.
• Mulighed for hjemmearbejde.
• Gode personlige kompetenceudviklingsmuligheder, hvor du kan udvikle dig i stillingen.
• Et godt arbejdsfællesskab med engagerede kollegaer, hvor der er, og skal være, plads til humor.
• Arbejdsgiverbetalt pension samt arbejdsgiverbetalt frokostpause.

Om dig

Du har formentlig en kontormæssig eller administrativ baggrund på kontorfuldmægtig niveau.

Det vigtigste er dog, at du:

• Selvstændigt – eller i tæt dialog med kollegaer og din leder – kan omsætte opgaver til konkrete handlinger og sikre fremdrift.
• Har lyst til at støtte divisionens ledelse i det daglige arbejde og bidrage til, at alt fungerer smidigt.
• Trives med at arbejde i teams og tager ansvar for at hjælpe kollegaer, også når det drejer sig om nye eller ukendte opgaver.
• Har evnen til at bevare overblikket, selv når der er mange opgaver i gang samtidig.
• Kan kommunikere klart, præcist og professionelt – både mundtligt og skriftligt.

Du trives med selvstændighed, og dine gode kommunikationsevner er med til at sikre dig et godt samarbejde med interne og eksterne relationer i hele styrelsen. Endvidere er det vigtigt, at du som kollega evner at motivere og bidrage til fællesskabet.

Du er helhedsorienteret og kan koordinere og integrere mangeartede hensyn i forhold til løsningen af dine opgaver.

Som person er du resultatorienteret, ser muligheder og har flair og interesse for at vedligeholde og udbygge dit ansvarsområde, samt tager aktivt ansvar for at gennemføre og afslutte dine opgaver til tiden.

Vi forventer, at du aktivt bidrager til et inspirerende arbejdsmiljø, hvor høj faglighed understøttes af god trivsel og et stærkt samarbejde.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning. Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg.

Arbejdsstedet er i Ballerup.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Kontakt og ansøgning

Vil du høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sektionschef Line Berendt på telefon 2348 7155.

Har du spørgsmål til løn og ansættelsesforhold, kan du kontakte Personelkommandoen, HR-konsulent Rasmus Kunzendorf på telefon 2926 3785.

Ansøgningsfristen er den 9. november 2025.

Samtaler forventes afholdt i uge 47. Stillingen er til besættelse den 1. januar 2026, eller efter aftale.

Du bedes søge stillingen via linket. Du bedes ligeledes scanne og vedhæfte relevante dokumenter, som bevis for uddannelse mv. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

Om Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbstyrelse

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er en styrelse under Forsvarsministeriet.
FMI har ansvaret for det samlede forsvars og beredskabs materiel, IT og cybersikkerhed. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og IT for såvel Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet, Arktisk Kommando, Specialoperationskommandoen, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og resten af Forsvarsministeriets koncern. Desuden bistår vores IT-medarbejdere dagligt i at modstå de cyberangreb, Forsvarsministeriets koncern udsættes for. Vi er ca. 2500 medarbejdere (3/4 civile - 1/4 militære) fordelt ud over hele Kongeriget, med hovedkontorer i henholdsvis Ballerup, Brabrand og Hvidovre.

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Ballerup Kommune

-Virksomheden tilbyder:

dagarbejde

-Arbejdsgiver:

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, Lautrupbjerg, 2750 Ballerup

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 09-11-2025;

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/bc0ebff2-f47c-4925-beea-c836b48b15a7